Etter styrets innlegg her datert 22.12.2020 ser styret det nødvendig med ytterligere informasjon om følgende punkter.
Punkt 1:
Under ekstraordinær generalforsamling(heretter kalt EOGF) avholdt 24.06.2020 ble «alternativ 3» vedtatt med over 2/3 flertall(27 av 32 stemmer). Dette alternativet gir styret og arbeidsgruppen en budsjettramme å forholde seg til. Styret tolker vedtaket som et mandat til å kjøpe inn en best mulig takterrasse innenfor for den gitte budsjettramme.
Det nevnes at det også ble diskutert og avklart på EOGF at samarbeidet med arkitektkontoret Snøhetta videreføres.
Enhver andelseier kan logge seg inn på «min side» på forretningsfører Usbls portal hvor protokoll fra EOGF er publisert.
Som nevnt her 22.12.2020, inngikk styret kontrakt med arkitektkontoret Snøhetta for revidering av forprosjekt, videre prosjektering, myndighetshåndtering, detaljering og oppfølgning i byggefase. Kostnader rundt arkitekts arbeid inngår i det totale budsjettet vedtatt på EOGF.
Estimatet det refereres er gjeldende dersom arkitektens tjenester fullstendig benyttes.
Når det er nevnt, vil arbeidsgruppen stå for mye av detaljering og utarbeidelse av tilbudsgrunnlag selv, dette vil påvirke totalkostnaden i større grad i borettslagets favør.
Arbeidsgruppen jobber i disse dager med ferdigstilling av teknisk konkurransebeskrivelse som skal ut på anbud til utførende entreprenører. Tre forskjellige entreprenører har meldt interesse for å gi et tilbud. Det er også aktuelt å innhente ytterligere tilbydere via kanaler som mittanbud.no eller liknende.
Tilbudsunderlaget som skal ut på anbud legges ut her når det er klart. Mottatte tilbud vil lagres i en egen prosjektmappe hvor andelshavere kan få tilgang ved forespørsel.
Punkt 2:
Det presiseres at kontrakt med arkitekt ble inngått etter at alternativ 3 ble godkjent på EOGF. Medlemmet i arbeidsgruppen som er ansatt hos arkitektselskapet har ikke hatt noen rolle i kontraktsinngåelse og har heller ikke deltatt i noen av møtene mellom arbeidsgruppen og arkitekt.
Punkt 3:
CK 30 kjøper i dag vaktmestertjenester som omfatter tømming av søppeldunker, rensing av sluk, skiftning av lyspærer osv. på eksisterende takterrasse. Avtalen vil videreføres til den oppgraderte takterrassen.
Det er foreløpig ikke vedtatt et nytt budsjett til vedlikehold av ny terrasse eller avsatt midler til dette, takterrassen skal derimot oppgraderes med «vedlikeholdsfrie terrassebord» og arbeidsgruppen jobber i samråd med arkitekt for å finne løsninger som vil kreve minst mulig vedlikehold mhp. materialvalg, plantekasser, automatisk styrt vanningssystem, treningsutstyr, møblement osv.
Når endelig løsning og valg av materialer er på plass vil styret i samråd med arbeidsgruppen spikre en plan for vedlikehold. Forventet teknisk levetid på ny takterrasse er 25 år.
Foreløpig plan for vedlikehold baseres på videreføring vaktmestertjenesten og vår- og høstdugnad hvor nødvendig årlig vedlikehold av takterrassen blir gjennomført. I tillegg viser gjennomført undersøkelse at mange av andelseierne ønsker å bli med i en «grønn gruppe» for vedlikehold av takterrassen.
Øvrig vedlikehold:
Styret har de to siste år gjennomført vedlikehold av varmeanlegget og ventilasjonsanlegget. I tillegg har det vist seg nødvendig med spyling av deler av avløpsrørene.
Styret er ikke kjent med at det for tiden foreligger andre større vedlikeholdsbehov i bygget.
Med vennlig hilsen
Styret CK30