Som tidligere informert om åpner regjeringen for at borettslag og sameier får gjennomføre årsmøter og generalforsamlinger digitalt eller på annen egnet måte. Usbl tar forbehold om at denne ordningen vil gjelde for alle de ordinære møtene i 2020, og at alle regnskap som vedtas på denne måten blir godkjent av regnskapsregisteret ved oversendelse fra Usbl.
Usbl’s kunder kan nå se og stemme på sakene via Min side.
Vår løsning innebærer ikke et nettmøte, men at styret i samarbeid med Usbl tilgjengeliggjør sakene i årsmøtet eller generalforsamlingen i et avtalt tidsrom, slik at eierne innenfor dette tidsrommet når som helst kan lese saksinnholdet og avgi sin stemme.
Hva må styret gjøre for å iverksette digitalt møte/digital avstemming?
Styret må ta kontakt med sin kundeansvarlige i Usbl, og bli enig om hvilke saker som skal gjennomføres på det digitale møtet. Vi anbefaler bare ordinære saker i årsmøte eller generalforsamlingen som;
- årsregnskap
- årsmelding
- styrehonorar
- valg
Løsningen er ikke tilrettelagt for diskusjoner, derfor må større saker utsettes til det er mulig å gjennomføre møter med fysisk oppmøte. For vurdering av eventuelt andre saker, ta dette opp til diskusjon med din kundeansvarlige.
Styret setter i samarbeid med Usbl et tidsintervall for når sakene til årsmøtet og generalforsamlingen skal være tilgjengelig for eierne å stemme på via Min side. For eksempel fra 20.april kl. 18.00 til 26.april kl. 21.00.
Hvordan får eierne tilgang til sakene på Min side?
Usbl legger ut sakene som styret har bestemt med startdato og sluttdato. Deretter sender Usbl ut innkalling via e-post. Dokumentasjon til sakene er tilgjengelig under hvert sakspunkt på Min side.
Ved starttidspunktet vil de digitale sakene bli tilgjengelig for eierne på Min side. Det blir lett tilgjengelig i et uthevet felt øverst på siden. Eieren kan da trykke på delta-knappen i perioden som sakene er åpne, og gå inn og avgi sin stemme for hver sak.
24 timer før sakene avsluttes vil eierne få en e-post med påminnelse om at stemmefristen snart utløper.
Hvordan får vi protokollført sakene?
Usbl fører inn avstemmingene fra Min side inn i protokollen til møtet og sender denne til signering av styreleder. Deretter vil protokollen bli et offentlig dokument.
For ytterligere råd og tips om digital gjennomføring les her.
Det digitale møtet via Min side er utarbeidet for å imøtekomme utfordringene styrene står overfor med koronakrisen og begrensningene dette gir rundt møtevirksomhet. Vi anbefaler våre kunder å gjennomføre ordinære saker til årsmøte og generalforsamling digitalt, og ser fram til å samarbeide med styret for å få dette til.